会社の固定電話が結構な頻度で鳴り響きます。誰かがでなければならないのですが、自分に関係の無い電話に出るのってすごく無駄な作業ですよね。
こんなに連絡手段が多様になっているのに、いまだにビジネスの現場では固定電話がメインの連絡手段です。家庭だと携帯だけってことも多くなっているのに。我が家も固定電話は設置していません。
そんな固定電話のデメリットや無駄について考えてみたいと思います。
固定電話のデメリット
やはり取り次ぎの煩わしさですよね。電話って相手の時間を半ば強制的に奪ってしまうものですが、取り次ぎって自分に関係ない他人あての電話なのに、自分の作業が中断させられてしまうことになります。最悪ですよね。
中には「メール送ったんで、そうお伝えください」のような電話もしょっちゅうかかってきます。いやいや、電話せんでもメール見るわって感じですね。恐らく１分くらいのごく短い時間ではありますが、この電話によりもちろんメールを送信してから電話した人自身もそうですし、電話を受けた関係無い人の時間も1分ずつ使ってしまうことになるのです。もちろん１回だけであればそんなに気にすることはないでしょうが、毎日そんな電話は掛かってきますし、１日に何度も掛かってくることもあります。１年でトータルすると、メールあるいはFAXしました電話でかなりの時間を奪われているのではないでしょうか。
人が何か作業を行なっていて、電話のような邪魔が入った場合。再度集中した状態に入るまで23分かかるという調査結果があるようです。何気ない電話が相手の生産性を下げてしまうのです。
固定電話じゃなくてもと思うことについて
なんで固定電話で連絡するのか。最近そう思うことがたくさんあります。在宅ワークが広がっているのに、今だにメインの連絡手段が固定電話っておかしいですよね。
社内の連絡
「○○さんおる？」「今外出中です」「それじゃ携帯にかけるわ」最初から携帯にかければいいですよね。
「○○さんいてる？」「電話中ですね」「じゃメールしとく」電話せずにメールしとけばいいですよね。
「先ほどFAX送りましたので」「分かりました。確認しておきます。」このFAX送った電話なんでしょうね。
固定電話で電話して、相手がいる確率ってどれくらいなんでしょうか。しかも掛ける相手が営業マンなら、ほとんど繋がることはないでしょう。恐らく固定電話のつながる率って、３割ぐらいではないかと思うのです。あくまでも体感的なものですが。だって掛けてもたいてい電話中であったり離席中ですもの。
個人的には、社内は原則固定電話禁止にすればよいのではと考えています。確かに極論に聞こえますね。ただ、上記のやり取りのことを考えてみてください。まず電話を掛ける人。相手がいないのに電話を掛けるのです。ここに一つの無駄があります。メール一本送っておけばしまいです。そして電話に出る人。自分の仕事をしているのに電話が掛かってきたのでしょうがなく出ます。しかし他人あての電話です。ただただ時間を無駄に奪われただけです。かわいそうですよね。
最近はslackといったチャットツールもあります。うちの会社はまだ導入されていませんが、そんなものがあると無駄な電話が減っていいと思うのですが。ただ、対応できないおじさんが必ず出てきて、頑固一徹に固定電話の受話器を振りかざし続けることでしょう。
社用携帯があるのに
自分は営業の仕事をしています。なので周りの同僚も皆営業マンです。営業には個人個人にiPhoneが支給されています。会社携帯の無い会社も多いと思いますので、それはありがたいことですね。
そうなんです。みんな携帯を持っているんですから、直接携帯に掛けりゃいいのにって思います。iPhoneなのでメッセージだって送信できます。
ここで一つの意見が出てくるでしょう。「営業なので商談中かもしれないから携帯に掛けられない。」こういうことを言う人って、自分が掛けた電話には相手は必ず出なければならないって考えているのでしょうか。営業マンだって、お客さんに行くときはマナーモードにしますし、商談中は掛かってきても無視しますよ。商談が終われば、折り返し電話します。そう、折り返し電話をすればよいのです。
それに相手の営業マンの電話が鳴ったからって怒りだすお客さんってあまりいないでしょう。もしそんなお客さんがいたとしたら、たぶんやばいお客さんですよね。今後のためにも距離を置いた方がいいかもしれません。
あと「運転中かも」という意見もあります。これも同様で運転中であれば出ませんし、止まった時に折り返し電話します。そもそも運転中かもと思って固定電話に掛けるということは、出かけていること前提ですよね。メールで大丈夫ですよね。
メールで十分でしょ
かなり急ぎの要件であれば電話でもいいと思いますが、たいていの要件はメールで済むんでしまうと思います。メールであれば、送信しておしまいです。電話して繋がらないからと気を揉む必要もありません。連絡を受ける方も、自分のタイミングで確認できます。電話だと作業が途中で切られてしまいます。
その電話いる？
「メール送りましたので確認お願いします」や「FAX送りましたが届いてますか？」の電話ですね。そんなにFAXが信用できないのに、いつまで使い続けるのでしょうか。メールが見られるかがそんなに不安であれば、開封確認を設定すれば済みますね。
逆に固定電話のメリットは？
メリット。なんでしょうね。家庭においてはまったくと言ってもいいほど必要ないでしょう。今時お年寄りでも携帯で連絡しています。逆に固定電話はオレオレ詐欺なんかが掛かってくるので危険ですよね。では会社の場合はどうでしょうか。
収益の機会を逃さない
新規のお客さんからのお問い合わせの場合、当然営業マンの連絡先は分かりませんから固定電話に掛けていただくことになります。公開された連絡先があることで、収益の機会を逃さないようにできます。
信用、信頼感
また企業の信用という面でも固定電話はあった方が良さそうです。最近はIT企業などで固定電話を置かないところも増えているようですが、いざ問い合わせしようとした電話番号が090や080から始まっていると不安に感じてしまいます。
営業マンの負荷軽減
あと、営業マンの心理的負担を軽減することもできるでしょう。細かい問い合わせまで営業マンの携帯に電話されると、かなりのストレスになってしまうでしょう。自分も電話は嫌いで、掛かってくるとちょっとストレスを感じてしまいます。細かい業務に関しては営業マンよりもアシスタントの方が良く理解していることが多いでしょう。お客さんもそのあたりは良く心得ていて、納品日などちょっとした問い合わせはアシスタントに聞くべく固定電話に掛けますし、価格など営業が判断するような内容であれば営業に直接連絡をしてくれます。
社外とのやり取りという面においては、固定電話のメリットが大きいですね。
まとめ
本文中にも書きましたが、自分は電話が苦手です。プライベートではほとんど掛けることがなく、奥さんにお願いしています。仕事は営業なのに。あまり向いてないのかもしれませんね。
特に固定電話は様々な面で生産性を悪化させる要因となっていると思います。ただ、社外とのやり取りにおいてはメリットがありそうなので、うまく使い分けることで効率化できると思います。
早く仕事を終わらして家に帰って子供と遊ぶことが幸せです。会社の無駄はなるべく減らして、早く帰れるようにしたいものです。
